Strona: Obiegi Kancelarii w EOD / Centrum Informatyzacji

W ramach systemu EOD uruchomiony został elektroniczny obieg dokumentów dotyczący korespondencji w Politechnice Rzeszowskiej. Jednostką organizacyjną obsługującą elektroniczny obieg dokumentów w tym obszarze jest Kancelaria Uczelni.

Po zalogowaniu do systemu EOD, w zakładce KANCELARIA znajdują się obiegi poczty przychodzącej, wychodzącej i wewnętrznej.

Każdy obieg dokumentów kancelaryjnych w EOD kończy odesłanie do archiwum.

Poczta przychodząca

• Dokument przychodzący skierowany do jednostki organizacyjnej PRz jest rejestrowany w systemie EOD przez Kancelarię Uczelni. Następnie jest skanowany i przesyłany do adresata w wersji elektronicznej i papierowej. Dalsza praca nad dokumentem, np. dekretacja lub dalsze rozsyłanie powinny odbywać się w systemie EOD.

• Dokument przychodzący imienny jest rejestrowany w systemie EOD przez Kancelarię Uczelni. Następnie przesyłany jest do adresata w wersji papierowej (nie otwierany). Dalsza praca nad dokumentem, tj. skanowanie, rozesłanie, informacja do osób, których sprawa dotyczy, odesłanie do archiwum odbywa się w systemie EOD.

  Instrukcja obsługi poczty przychodzącej

Poczta wychodząca

Wysyłając przesyłkę, należy zarejestrować ją w systemie EOD (używając przygotowanej listy kontrahentów lub wpisując dane kontrahenta w odpowiednim polu w systemie). Tak zarejestrowaną przesyłkę należy dostarczyć do Kancelarii, która przygotowuje pocztę do wysyłki.

• Korespondencja seryjna dotycząca studentów przygotowywana jest na wydziałach. Listę adresatów można importować do systemu EOD z odpowiednio przygotowanego arkusza Excel (wymagany format .xlsx). Tak zarejestrowaną korespondencję należy dostarczyć do Kancelarii w celu jej wysłania.

  Jak przygotować listę adresatów w pliku Excel?
  Szablon arkusza Excel służący do utworzenia listy adresatów można pobrać poniżej lub ze strony głównej systemu EOD (sekcja POMOC po prawej stronie ekranu – widoczna po zalogowaniu do systemu) i uzupełnić go danymi adresatów.
  W przypadku wcześniej przygotowanej listy wystarczy skopiować z niego nagłówki (nazwy kolumn). Kolejność kolumn jest nieistotna, jednak nazwy nagłówków muszą być zgodne z tymi podanymi w szablonie, plik musi także zawierać dane w polach oznaczonych w formularzu jako obowiązkowe (z gwiazdką).

    Szablon arkusza Excel do utworzenia listy adresatów

  Instrukcja obsługi poczty wychodzącej

Poczta wewnętrzna

Poczta wewnętrzna w założeniu ma zastąpić zeszyty podawcze. Obieg pozwala na przesyłanie dokumentów miedzy jednostkami organizacyjnymi PRz.

  Instrukcja obsługi poczty wewnętrznej